اشتراک گذاری:
از جمله رایج‌ترین کارکردهای مشاور مدیریت، تشخیص و حل مشکلات کارفرما و نیز کمک‌رسانی برای انجام بهتر و سریع‌تر کارهاست.
مستقل از این‌که کارفرما چه هدفی دارد و شما را برای چه کاری می‌خواهد، جلسه‌ی اول تشکیل می‌شود و قاعدتاً دو طرف می‌کوشند ضمن تشریح وضعیت، یکدیگر را ارزیابی کنند.
این گفتگوهای اولیه و ارزیابی‌ها می‌توانند روی ادامه‌ی روند همکاری تأثیر جدی داشته باشند. به همین علت اشاره کردیم که بهتر است در ابتدای تعامل با کارفرما به سراغ جایگاه یابی بروید و زمین بازی را به شکلی بچینید که در ادامه دچار مشکل نشوید و بتوانید بهترین دستاورد ممکن را کسب کنید.
هدف از جایگاه‌یابی را هم چنین تعریف کردیم که فاصله‌ی سطح خود را با کارفرما به حداقل ممکن کاهش دهید. یعنی تا حد امکان، اجازه ندهید کارفرما خودش را بسیار بالاتر از شما قرار دهد و از سوی دیگر، خودتان هم با کارفرما از موضع بالا برخورد نکنید.
بعد از صحبت‌های اولیه معمولاً به مرحله‌ی تنظیم و تدوین پروپوزال می‌رسید. یعنی باید سندی تنظیم کنید و پیشنهاد همکاری خود را در قالب آن سند به کارفرما ارائه کنید.
آیا همیشه باید برای مشاوره پروپوزال بنویسیم؟
الزاماً چنین نیست. اگر با شرکت‌های بزرگ کار کنید، معمولاً از شما پروپوزال خواهند خواست. طبیعی است این شرکت‌ها ممکن است از مشاوران دیگر هم پروپوزال دریافت کرده و سپس پیشنهادها را با هم مقایسه کنند.
اما این شیوه هم رایج است که تهیه‌ی پروپوزال به کلی حذف شود و کارفرما مستقیماً مذاکره و گفتگو برای عقد قرارداد را آغاز کند. گاهی اوقات کارفرما چون چنین کارهایی را زمان‌بر و بوروکراتیک می‌بیند سعی می‌کند از مرحله‌ی دریافت پروپوزال صرف‌نظر کند و گاهی هم به علت اعتمادی که به مشاور دارد، مستقیم به سراغ اجرا می‌رود.
با این حال پیشنهاد ما این است که حتماً برای کار مشاوره پروپوزال ارائه کنید. حتی اگر کارفرما هم گفت که الزامی در این کار نمی‌بیند، خودتان به شکل داوطلبانه این کار را انجام دهید و بگویید که تنظیم و ارائه پروپوزال، بخشی از فرایند کاری شماست.
نوشتن پروپوزال مزایای متعددی دارد که در این‌جا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسید
نوشتن پروپوزال و ارائه‌ی آن یک کار حرفه‌ای است. شما می‌توانید با تنظیم یک پروپوزال مناسب و دقیق، دانش و تخصص خود را به کارفرما نشان دهید و اعتبار بیشتری کسب کنید.
ضمن این‌که از همان ابتدا به کارفرما نشان می‌دهید که اصول و فرایندهای مشخصی دارید که به آن‌ها وفادارید. به این شیوه، کارفرما درک می‌کند که تا پایان کار نیز باید از اصول و قواعد و چارچوب‌های حرفه‌ای در فعالیت مشاوره تبعیت کند و قرار نیست پروژه مشاوره به یک سلسله «مهمانی و نشست و گفت‌و‌گوی بدون چارچوب» تبدیل شود.
حوزه‌ی فعالیت خود را مشخص می‌کنید
شاید در نگاه اول چنین به نظرتان بیاید که تهیه پروپوزال و ارائه‌ی آن به کارفرما دست شما را می‌بندد. شما جزء به جزء به کارفرما متعهد می‌شوید و در آینده مجبور خواهید بود در همان چارچوب رفتار کنید و انعطاف‌پذیری‌تان کاهش خواهد یافت.
اما ارائه پروپوزال وجه دیگری هم دارد. شما مشخص می‌کنید که «چه کارهایی را انجام خواهید داد» و در کنار آن «چه کارهایی را قرار نیست انجام دهید.»
بیشتر کارفرماها علاقه‌ی خاصی دارند تا همکاری را در قالب یک توافق نسبتاً کوچک و محدود آغاز کرده و به تدریج، فعالیت‌ها و خدمات بیشتر را به مشاور تحمیل کنند. معمولاً این کار بدون پرداخت هزینه‌ی اضافی (یا با پرداخت حداقل هزینه) انجام می‌شود.
شما در قالب پروپوزال – به شکلی رسمی و محترمانه – به کارفرمای خود اعلام می‌کنید که چه کارهایی را انجام خواهید داد و چه فعالیت‌هایی خارج از حوزه‌ی تعهدتان قرار می‌گیرند.
اگر به کار خود مطمئن هستید و می‌دانید که می‌خواهید پروژه را مصمم و با جدیت به پیش ببرید، از زیر بار ارائه‌ی پروپوزال شانه خالی نکنید. این پروپوزال بیشتر از این‌که دست و پای شما را ببندد، دست و پای کارفرما را در تفسیر غیردقیق یا نادرست پروژه و زیاده‌خواهی‌های احتمالی (عامدانه یا ناآگاهانه) خواهد بست.
انتظارات‌تان از کارفرما شفاف می‌شود
شما قطعاً به فضایی نیاز دارید که انتظارات خود از کارفرما را شفاف کنید. این‌که انتظار دارید کارفرما چه نقشی در پروژه ایفا کند و چه سهمی در اجرا داشته باشد و چه منابعی در اختیارتان بگذارد.
این موضوعات بسیار مهم هستند و درست نیست که صرفاً به گفتگوی شفاهی درباره‌ی آن‌ها اکتفا کنید.
پروپوزال فرصت خوبی است تا انتظارات خود را به شکل واضح و دقیق با کارفرما در میان بگذارید.
پاسخ کارفرما به پروپوزال، آینده پروژه را مشخص می‌کند
بسیاری مشاوران حرفه‌ای پیشنهاد می‌کنند که در کار مشاوره مدیریت، مراقب باشید پروژه‌هایی را که احتمال موفقیت آن‌ها پایین است قبول نکنید.
احتمال موفقیت پروژه را نمی‌توان به سادگی برآورد کرد. اما حداقل کاری که می‌توانید انجام دهید این است که مفروضات و راهکارها و انتظارات خود را در قالب پروپوزال ارائه دهید و عکس‌العمل کارفرما را ببینید.
اگر کارفرما روی مبانی مورد نظر شما چانه‌زنی کرد و حاضر نشد شرط‌هایی را که «فکر می‌کنید بنیادی هستند» بپذیرد، متوجه خواهید شد که شانس موفقیت پروژه پایین است و می‌توانید در همان مراحل ابتدایی، همکاری را متوقف کنید.
دیدگاهتان را بنویسید